Huishoudelijke Regelement
Inleiding
Op het gebied van veiligheids- en gezondheidssignalering bestaat in Europa tot op heden nog altijd veel onduidelijkheid. Om deze reden is door een aantal Nederlandse bedrijven, actief in deze markt,besloten een brancheorganisatie op te richten. Deze brancheorganisatie, de Ned. Vereniging Voor Veiligheidssignalisatie (NVVS), wenst onder meer een bijdrage te leveren aan uniforme richtlijnen en voorschriften ten aanzien van veiligheids- en gezondheidssignalisatie. Daarnaast behartigt deze organisatie de belangen van haar aangesloten leden in de ruimste zin des woords.
Doelstelling
De volgende doelstellingen van de Ned. Vereniging Voor Veiligheidssignalisatie (NVVS) zijn bepaald:
- Het komen tot een onafhankelijke behartiging van de belangen van de leden van de vereniging.
- Het komen tot een eenduidige regelgeving op het gebied van de veiligheids- en gezondheidssignalering.
- Het komen tot een eenduidige vormgeving op het gebied van de veiligheids- en gezondheidssignalering.
- Het onderhouden van contacten met de overheid, controlerende overheidsinstanties, instanties die betrokken zijn bij het tot stand komen van normen en andere belangen organisaties. In deze contacten staat het komen tot een eenduidige regelgeving op het gebied van de veiligheids- en gezondheidssignalering voorop.
- Bevordering van de correcte toepassing van veiligheids- en gezondheidssignalering waarbij de vereniging de voorschriften zoals vastgelegd in de Europese Richtlijnen, de Nederlandse wetgeving en de binnen Nederland gehanteerde normen op het gebied van veiligheids- en gezondheidssignalering als uitgangspunt zal hanteren.
- Het onderhouden van contacten met organisaties buiten Nederland die een gelijke doelstelling hebben.
Hoofdstuk 1 - Algemeen
Artikel 1 Status en verbintenis met de statuten
Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de Ned. Vereniging Voor Veiligheidssignalisatie (NVVS), hierna te noemen de vereniging en is onverwijld en rechtstreeks van toepassing op de vereniging en al haar leden, soortgelijk de statuten, overeenkomstig artikel 18 lid 1 van de statuten en met inachtneming van artikel 18 leden 2 en 3 van de statuten.
Artikel 2 Rechtsgeldigheid
Dit huishoudelijk reglement is eerst rechtsgeldig indien alle bladen zijn voorzien van een paraaf van de voorzitter en een ander bestuurslid, nadat alle leden van het bestuur hun goedkeuring hebben gegeven.
Artikel 3 Rooster van aftreding bestuursleden
De functies in het bestuur worden benoemd voor een periode van 3 jaar. In het éérste jaar na oprichting van de vereniging zullen de secretaris en persvoorlichter aftreden. In het daaropvolgende jaar zullen de penningmeester en het bestuurslid dat belast is met de technische zaken aftreden. In het daaropvolgende jaar zal de voorzitter aftreden. Een aftredende bestuurder mag zichzelf direct herkiesbaar stellen.
Hoofdstuk 2 - Procedures en regelingen
Artikel 4 Aanmelding lidmaatschap
Aanmelding als lid van de vereniging geschied alleen middels het daarvoor bestemde inschrijfformulier als bijgevoegd in bijlage 1 “aanmelding lidmaatschap”.
Artikel 5 Ledenvergaderingen
Vergaderdata worden in de regel twee maanden van te voren bepaald en direct aan de leden verstrekt via het secretariaat.
Artikel 6 Vergaderprocedure
Tijdens de vergadering, wordt de vergaderprocedure als omschreven in bijlage 2 “vergaderprocedure” van dit huishoudelijk reglement nageleefd. Besluiten, genomen door het bestuur en vastgelegd in de notulen, hebben hetzelfde rechtsgeldige karakter als de statuten en dit huishoudelijk reglement.
Artikel 7 Normen en richtlijnen
In regel zal de doelstelling van de vereniging gegrond zijn op actuele wet- en regelgeving, alsmede actuele normen, zowel nationaal als Europees. Ten behoeve hiervan, stelt de vereniging een NVVS-norm vast op basis van normen en wetgeving, die te allen tijde als basis gehanteerd dient te worden ten behoeve van het nastreven van de doelstelling. Deze NVVS-norm zal door het technisch comité worden beoordeeld en geactualiseerd. Het technische comité kan zich bij de uitvoering van haar werkzaamheden laten ondersteunen/adviseren door gekwalificeerde leden of derden.
De goedkeuring van deze NVVS-norm en de mutaties hierop, geschiedt volgens de procedure als omschreven in bijlage 3 “goedkeuringsprocedure NVVS-norm” van dit reglement.
Artikel 8 Naleving Normen en richtlijnen
Het technisch comité ziet toe op de naleving van de normen en richtlijnen genoemd in artikel 7, inclusief de NVVS-normen, door de aangesloten leden. Het niet naleven van artikel 7 kan een waarschuwing en/of schorsing door het bestuur tot gevolg hebben.
Artikel 9 Publicaties
Alle te publiceren stukken worden via het secretariaat verstuurd naar alle bestuursleden ter goedkeuring en becommentariëring. De persvoorlichter is als eerste verantwoordelijk voor het vervaardigen en uitbrengen van de publicaties, daarin technisch ondersteund door het technische comité. Eerst na schriftelijke goedkeurig van het bestuur kan de publicatie worden gepubliceerd. De procedure hieromtrent is bijgevoegd als bijlage 4 “goedkeuringsprocedure publicaties”
Artikel 10 Lidmaatschap
Het bestuur beslist over de toelating van leden als omschreven in artikelen 3 en 4 van de statuten. Toelating, opzegging, beëindiging en schorsing van lidmaatschap zijn geregeld in de artikelen 3, 4 en 5 van de verenigingsstatuten.
Artikel 11 Gebruik NVVS-logo en/of NVVS-Naam
Het logo en/of naam van de vereniging mag uitsluitend door de A en B leden worden gebruikt. In geval van schorsing, opzegging of ontzetting mag men het verenigingslogo en/of naam niet meer voeren.
Bij onrechtmatig gebruik van het NVVS-logo en/of naam krijgt het betreffende lid van de vereniging een boete opgelegd van € 5.000 direct en € 500 per maand bij voortduring.
Artikel 12 Marketing activiteiten
Tijdens gezamenlijke activiteiten worden alle aangesloten leden vertegenwoordigd en geen afzonderlijke leden. Het is de leden derhalve ten strengste verboden, om tijdens gezamenlijke activiteiten de nadruk te leggen of de aandacht te vestigen op andere organisaties dan de vereniging.
Artikel 13 Wijziging huishoudelijk reglement
Wijziging van dit huishoudelijk reglement gaat overeenkomstig artikel 16 lid 1 t/m 3 van de statuten. Daar waar in zogenoemd artikel wordt gesproken over “de statuten”, kan in dit kader worden gelezen “het huishoudelijk reglement”.
Hoofdstuk 3 – Financiële aangelegenheden
Artikel 14 Budget
De penningmeester maakt jaarlijks een budget ten behoeve van de algemene vergadering, alsmede een verdeling van het budget voor het komende boekjaar. Tevens is de penningmeester verantwoordelijk voor het zoveel mogelijk naleven van dit budget. Indien de naleving van het budget in het geding dreigt te komen, zal de penningmeester de overige bestuursleden hiervan vroegtijdig in kennis stellen.
Wijzigingen op het budget en de verdeling hiervan worden in vergaderingen besloten en goedgekeurd door het bestuur en genotuleerd door de secretaris.
Artikel 15 Jaarrekening
De penningmeester maakt jaarlijks een overzicht met daarin de inkomsten en uitgaven van de verenigingskas, zijnde de jaarrekening, overeenkomstig artikel 11 lid 2 van de statuten.
Artikel 16 Contributie
Ieder deelnemend lid draagt eenmaal per jaar contributie af. Nadat door het bestuur de hoogte van de contributie voor het volgende verenigingsjaar is vastgesteld, zal de penningmeester de aangesloten leden schriftelijk verzoeken hun contributie te voldoen op het rekeningnummer van de vereniging. De contributie dient binnen 30 dagen na dagtekening te zijn bijgeschreven.
Het bestuur zal de hoogte van de door de leden op te brengen contributie uiterlijk twee maanden voor aanvang van het nieuwe verenigingsjaar vaststellen. Nieuwe leden die in de loop van het verenigingsjaar toetreden dienen de volledige contributie bij te dragen welke voor het desbetreffende verenigingsjaar is vastgesteld.
Hoofdstuk 4 – Bijlage
Bijlage 1: Aanmelding lidmaatschap
- Bijlage 2: Vergaderprocedure
- Bijlage 3: Goedkeuringsprocedure norm
- Bijlage 4: Goedkeuringsprocedure publicaties
Bijlage 1: Aanmelding Lidmaatschap
Bijlage 2: Vergaderprocedure
Algemeen
De agenda wordt altijd gevolgd, er wordt dus niets anders besproken dan de punten op de agenda, welke uiterlijk 14 dagen voor aanvang van een vergadering aan het secretariaat worden gestuurd, o.v.v. de streeftijd van het onderwerp.
- De vergadering wordt van te voren gepland, overeenkomstig de statuten en het huishoudelijk reglement.
- Tijdens de vergadering circuleert er een presentielijst.
Agenda
Is zo beknopt mogelijk
- Wordt uiterlijk 7 dagen van tevoren opgesteld en verstuurd
- Bevat een aantal vaste punten, te weten:
- 1. Opening en vaststelling agenda
- Mededelingen en ingezonden stukken
- Notulen vorige vergadering
- Rondvraag
- Sluiting
Relevante ingezonden stukken
Worden vermeld op de agenda en zo mogelijk eerder dan of minimaal tezamen met de agenda uitgereikt.
Notulen
Vermelden de datum, tijd, plaats en aanwezige/afwezige van de vergadering.
- Worden na de vergadering aan alle bij de vergadering aanwezige personen uitgereikt en aan alle belanghebbende (bij een bestuursvergadering de bestuursleden en een algemene vergadering alle leden). Het bestuur beslist of andere dan genoemden ook een exemplaar mogen ontvangen.
- Worden gearchiveerd. Het bestuur beslist over inzage door derden.
- Worden na goedkeuring in de volgende vergadering direct voorzien van ondertekening overeenkomstig de statuten.
Bijlage 3: Goedkeuringsprocedure NVVS-norm
Het technisch comité van de vereniging schrijft een NVVS-norm, welke als basis dient voor het nastreven van de doelstellingen. Ieder afzonderlijk lid van de vereniging kan schriftelijk en met redenen omkleed een verzoek doen de NVVS-norm te laten wijzigen en/of aanvullen. Dit verzoek dient te worden gericht aan het secretariaat van de vereniging. Het technische comité beoordeelt of aan het verzoek kan worden voldaan.
Het technisch comité bied het advies of afwijzing ter goedkeuring aan het bestuur aan. Na goedkeuring door het bestuur geld deze NVVS-norm als algemeen geldend. Een afwijzing, met redenen omkleed, zal door het bestuur kenbaar worden gemaakt. Tegen de afwijzing kan geen bezwaar worden gemaakt.
Bijlage 4: Goedkeuringsprocedure publicaties
De persvoorlichter (PR) van de vereniging is verantwoordelijk voor publicaties, mailings, nieuwsbrieven, etc.
Alle materialen t.b.v. publicaties in de meest ruime zin des woord worden via het secretariaat aan de persvoorlichter gestuurd. De persvoorlichter maakt een concept-plublicatie en stuurt deze, via het secretariaat van de vereniging naar de overige bestuursleden ter goedkeuring. Deze reageren schriftelijk op het verstuurde stuk, binnen twee weken na verzending. Geen reactie van een bestuurslid betekent automatisch goedkeuring. De persvoorlichter mag alleen spreken, schrijven of laten schrijven uit naam van of namens de Ned. Vereniging Voor Veiligheidssignalisatie (NVVS).
Voor technische zaken omtrent materialen en wetstechnische kennis zal de persvoorlichter het technische comité raadplegen en een concept-publicatie zal dan gezamenlijk worden gemaakt. Dit geld ook ten aanzien van radio en tv aangelegenheden.
Bij afkeuring van één van de bestuursleden, welke schriftelijk met redenen omkleed naar de persvoorlichter en de overige bestuursleden is teruggestuurd, zal rekening gehouden worden door laatstgenoemde. Een herziene concept-publicatie zal dan worden verstuurd, naar de bestuursleden ter goedkeuring.
De procedure herhaalt zich net zolang totdat de publicatie een definitieve vorm heeft aangenomen, die voor alle betrokkenen bevredigend is. Na goedkeuring van de bestuursleden, is het stuk gereed voor publicatie.